כנסים חיים או מתים על שני דברים: תוכן שאנשים מעריכים, ולוגיסטיקה שהם אף פעם לא צריכים לחשוב עליה. כשההרשמה מהירה, המושבים מתחילים בזמן והקפה נמצא בדיוק במקום — המשתתפים זוקפים את הזכות לדוברים. כשלא — הדוברים חוטפים את האשמה על התור. כך אנחנו שומרים על המנגנון בלתי נראה.
בנו את התוכנייה סביב המשתתף
התחילו ממה שמשתתף אמור ללמוד, לפגוש או להחליט עד סוף היום, ורק אז עצבו את המושבים כדי לספק את זה. אג'נדה עמוסה אינה אג'נדה בעלת ערך.
- הגדירו את התובנה שכל משתתף אמור לקחת איתו הביתה.
- אזנו בין הרצאות מרכזיות, מושבים מקבילים וזמן נטוורקינג אמיתי.
- שמרו על הפסקות נדיבות — הקשרים נרקמים דווקא בפערים.
- תדרכו את הדוברים על העיתוי והקפידו שיעמדו בו.
עצבו את זרימת המקום ואת הטכניקה
התנועה היא האג'נדה הנסתרת של כל כנס. מפו כיצד מאות אנשים מגיעים, נרשמים, עוברים בין החדרים, אוכלים ועוזבים — ודאגו שהטכניקה תהיה חסינת תקלות, כי מיקרופון שנופל על הבמה המרכזית הוא מה שכולם זוכרים.
- תכננו הרשמה שמפזרת קהל בתוך דקות, לא בתורים.
- שלטו בבירור על כל חדר, הפסקה ויציאה.
- הגדירו טכניקה עם גיבויים — מיקרופונים, מסכים, מחשבים, אינטרנט.
- ערכו חזרה טכנית מלאה יום לפני.
איישו את השעה הראשונה כאילו זו השקה. רוב התלונות בכנס נזרעות בארבעים הדקות הראשונות — הרשמה איטית, היעדר שילוט, קפה קר. תגברו את הבוקר, וכל היום ירכב על מלאי הרצון הטוב שצברתם עוד לפני תשע.
השקיעו בחוויית המשתתף
מעבר למושבים, הפרטים הקטנים הם שקובעים את מצב הרוח — אפליקציה ברורה או אג'נדה מודפסת, חדרים נוחים, וויי-פיי אמין, אוכל שמתדלק ולא מכביד, וצוות שיודע לענות על כל שאלה. משתתפים נוחים מתחברים; מתוסכלים עוזבים מוקדם.
תוכנייה בעלת ערך, זרימה חלקה, טכניקה יציבה כסלע ומשתתפים שמרגישים שדואגים להם — סדרו את כל אלה בשורה, וכנס כבר לא ירגיש כמו מסה שצריך לשרוד אלא כמו יום ששווה את המחיר.