מאחורי כל אירוע חלק עומדים תריסר ספקים שמעולם לא הפריעו זה לזה. זה לא קורה במקרה — זה קורה כי מישהו בחר נכון, העלה דברים על הכתב ושמר את כולם על אותו עמוד. הנה איך אנחנו מנהלים את מערכת היחסים עם הספקים.
בחרו על סמך יותר מהמחיר
הצעת המחיר הזולה ביותר היא לעיתים רחוקות התמורה הטובה ביותר. חפשו ספקים שעונים מהר, שואלים שאלות טובות וכבר טיפלו באירועים כמו שלכם. זמינות בשלב הצעת המחיר מנבאת זמינות ביום עצמו.
- בדקו המלצות ועבודות אחרונות בהיקף דומה.
- ודאו ביטוח, רישיונות וכללי הספקים המאושרים של מקום האירוע.
- קראו את החוזה — מה כלול, שעות נוספות, ביטול, מקדמות.
- שימו לב איך הם מתקשרים עכשיו; זה כמעט אף פעם לא משתפר בהמשך.
תדרכו בבהירות ובכתב
רוב הבעיות עם ספקים הן בעיות תדרוך. תנו לכל ספק את אותו מידע ליבה, פרטו מה אתם מצפים, ואשרו את הפרטים שחשובים במייל שאף צד לא יוכל לזכור אחר כך אחרת.
- שתפו את דף המהלכים כדי שכולם יעבדו לפי לוח זמנים אחד.
- אשרו בכתב את הפריקה, ההקמה, הפירוק והגישה.
- הגדירו מי מדווח למי ביום האירוע.
- רכזו את המספרים הסופיים, התזמונים ותנאי התשלום במסמך אחד.
האכילו את הספקים שלכם. קייטרינג, להקה וצלם שעמדו על הרגליים עשר שעות עושים את העבודה הטובה ביותר שלהם כשמישהו חשב על ההפסקה שלהם ועל ארוחה חמה. התחשבות בצוות אינה חולשה — היא השדרוג האמין ביותר שאפשר לקנות.
נהלו את היום כצוות
ביום עצמו, איש קשר אחד צריך להיות אחראי על תיאום הספקים כדי שהשאלות לא ינחתו על המארח. הכירו בין ספקי המפתח, אשרו הגעות בזמן אמת, ופתרו תקלות קטנות עוד לפני שהן הופכות גלויות.
בחרו נכון, תדרכו בבהירות והתייחסו לצוות כאל שותפים — והספקים שלכם מפסיקים להיות שורות בתקציב והופכים לסיבה שהכול התנהל כמו שעון.