Работа площадки

Кто что привозит, кого когда впускают и чья страховка это покрывает

Одно мероприятие приводит в незнакомое им здание флориста, кейтеринг, музыкантов, фотографа и прокатную компанию - обычно в один и тот же день, - и вопросы у них каждый раз одинаковые: когда можно заезжать, где парковка, есть ли лифт, сколько мощности, кто меня впустит, нужна ли вам моя страховка. У каждого есть фиксированный ответ, который площадка уже знает и почти никогда не публикует, - поэтому координатор и перепечатывает их за неделю до каждого события.

Пакет для подрядчика каждый раз один и тот же: опубликуйте его

Время заезда и обсуждаемо ли оно, проезд транспорта и ограничения по высоте, парковка, размеры лифта и предел по весу, доступная мощность и где розетки, время тишины, что даёт площадка и что надо брать в аренду, крайний срок разбора. Это фиксированный документ. Ассистент, отвечающий по нему, превращает неделю одинаковых писем в ничто, и это самая объёмная невыигрышная победа, какая здесь есть.

Страховка и сертификаты - это пропуск, а не вопрос

Страхование ответственности, проверка электрооборудования взятой в аренду техники, регистрация по пищевой безопасности у внешнего кейтеринга - это условия входа, и дорогой сбой состоит в обнаружении недостающего документа в день мероприятия. Ассистент должен назвать требование при первом же контакте, сказать, в каком виде и к какому сроку его принимают, и фиксировать, что поступило. Он не должен судить, достаточен ли присланный сертификат: это чья-то названная ответственность.

Никогда не давайте ему пускать и менять время

«Да, приезжайте в два» от ассистента - обязательство о здании, которое кто-то должен открыть, и о сотрудниках, которые должны там быть. Перенос заезда затрагивает окна других подрядчиков и часто разбор предыдущего мероприятия. Правильное поведение: назвать опубликованное окно, зафиксировать просьбу об ином и передать её координатору с указанием мероприятия, а не одобрять.

Любой вопрос подрядчика - это ещё и факт о заказчике

Флорист, спрашивающий о времени доставки, сообщает площадке то, чего может не сообщить заказчик: что цветы будут, от кого и когда приедут. Запись обращений подрядчиков к мероприятию, а не в отдельную переписку, - это то, благодаря чему координатор приходит в день события, зная, кого ждать. Большинство площадок не держит этого нигде и восстанавливает по телефону с утра.

Частые вопросы

На какие вопросы подрядчиков может отвечать ассистент?
На фиксированный пакет: время заезда, проезд и ограничения по высоте, парковка, размеры лифта и предел по весу, доступная мощность, время тишины, что даёт площадка и крайний срок разбора. Они одинаковы на каждом мероприятии и почти никогда не опубликованы.
Как быть со страховкой и сертификатами?
Называть требование при первом контакте, говорить, в каком виде и к какому сроку его принимают, и фиксировать поступившее. Судить о достаточности присланного документа ассистент не должен - это чья-то названная ответственность, а дорогой сбой это недостающая бумага в день события.
Может ли он согласовать другое время заезда?
Нет. Это обязательство о здании, которое кто-то должен открыть, и о сотрудниках, которые должны быть на месте, и оно затрагивает окна других подрядчиков. Назвать опубликованное окно, зафиксировать просьбу и передать координатору с указанием мероприятия.
Нужно ли привязывать обращения подрядчиков к мероприятию?
Да - флорист, спрашивающий о доставке, сообщает, что цветы будут, от кого и когда. Большинство площадок не держит этого нигде и восстанавливает по телефону с утра; привязка к мероприятию даёт координатору прийти, зная, кого ждать.
Где здесь настоящая экономия?
В объёме, а не в сложности. Координатор тратит неделю перед каждым событием на перепечатывание ответов, которые не менялись годами, - и это то время, которое возвращает ассистент. Решения остаются за человеком.

Написать нам

Оставьте данные, и мы ответим. Чтобы получить ответ, звонок с отделом продаж не нужен.